การพัฒนาการบริหารจัดการเชิงรุก เหมาะกับธุรกิจ อสังหาฯ

คำถาม Site Visit แนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practices)

“การพัฒนาการบริหารจัดการเชิงรุก”  ด้านการพัฒนาสถาบันและบุคลากร

ศูนย์เครื่องมือวิทยาศาสตร์

วันที่ 11 กรกฎาคม 2551

ณ ห้องประชุมสำนักวิจัยและพัฒนา ชั้น 3 อาคารบริหารวิชาการรวม

คำถามหลักที่ 1  ด้านบริหารทรัพยากรมนุษย์

1.      บุคลากรในองค์กรของท่านมีความพึงพอใจในด้านใดมากที่สุดเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล

2.      การพัฒนาและกระบวนการบริหารบุคลากรที่ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จสู่การเป็น Best Practiceอย่างไร

3.      มีวิธีการทำให้พนักงานมีความสุขและความพึงพอใจในการปฏิบัติงานอย่างไร ในขณะที่พนักงานมีภาระงานสูงและมีความเครียด ทั้งนี้หากประสบความสำเร็จจะเป็นพลังร่วมอย่างหนึ่งที่จะนำองค์กรไปสู่ความเป็นเลิศ

4.      จะพัฒนาการบริหารเชิงรุกได้อย่างไร ภายใต้ความไม่สอดคล้องระหว่างภาระงานและอัตรากำลัง

5.      วิธีการที่ทำให้บุคลากรในองค์กรปฏิบัติตามนโยบายการบริหารจัดการเชิงรุก

คำถามหลักที่ 2  ด้านการบริหารจัดการ

1.      จะเริ่มต้นบริหารจัดการเชิงรุกอย่างไร

2.      ผลกระทบของการบริหารจัดการเชิงรุกมีอะไรบ้างและเหมาะกับหน่วยงานภาคราชการอย่างไร

3.      มีการบริหารแบบป้องกันและริเริ่มในเรื่องใด จัดทำอย่างไร

4.      หลักการบริหารจัดการเชิงรุกมีอะไรบ้าง และสามารถประยุกต์ใช้กับงานต่างๆ ที่แตกต่างกันได้หรือไม่

5.      องค์กรของท่านมีขั้นตอนหรือกระบวนการในการจัดทำแผนกลยุทธ์อย่างไร

6.      องค์กรของท่านมีกระบวนการในการบริหารเวลาอย่างไร

7.      กรณีบริหารจัดการงานที่ไม่ได้เบ็ดเสร็จในตัวเองขององค์กรจะมีวิธีหรือระบบบริหารจัดการอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ปัญหาที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่จะเกิดจากการไม่สามารถปฏิบัติตามระเบียบฯ ข้อบังคับได้ทั้งคณะ และนักศึกษา จึงมักจะเกิดกรณีขออนุมัติเป็นกรณีพิเศษเสมอๆ และมักจะขัดแย้งกับระเบียบฯ ข้อบังคับดังกล่าวข้างต้น

8.      การเปิดช่องทางการตลาดเพิ่มโดยการเช่าพื้นที่ห้างคาร์ฟูร์คุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ อย่างไร

คำถามหลักที่ 3  ด้านความพึงพอใจ

1.      รักษาระดับความพึงพอใจลูกค้าได้อย่างไร

คำถามหลักที่ 4  ด้านภาวะผู้นำ

1.      จุดเด่นในการบริหารองค์กรของคณะผู้บริหารของท่านคืออะไร

2.      ระยะเวลาในการบริหารจัดการเพื่อให้ได้มาซึ่งแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศใช้เวลานานหรือไม่อย่างไร

คำถามหลักที่ 5  ด้านกลยุทธ์และปัจจัยแห่งความสำเร็จ

1.       รักษาระดับความพึงพอใจลูกค้าได้อย่างไร

คำถามหลักที่ 6 

1.      มีปัจจัยความสำเร็จและกลยุทธ์ในการบริหารจัดการเชิงรุกภายในหน่วยงานอะไรบ้าง

2.       ปัญหาและอุปสรรคในการบริหารจัดการเชิงรุกหน่วยงาน           

คำถามหลักที่ 1 ด้านบริหารทรัพยากรมนุษย์

คำถาม	ปัจจัยสนับสนุนแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Enablers)	แนวทางการประยุกต์ใช้
1.       บุคลากรในองค์กรของท่านมีความพึงพอใจในด้านใดมากที่สุดเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล	§  พอใจในปริมาณงานในปัจจุบันและดุลยภาพระหว่างการทำงานกับชีวิตครอบครัว	1.       วิเคราะห์ภาระงานให้เหมาะสม 2.       ฝึกให้บุคลากรทำงานทดแทนกันได้ 3.       มีการติดตามงานอย่างสม่ำเสมอ
2.       การพัฒนาและกระบวนการบริหารบุคลากรที่ทำให้องค์กรประสบความสำเร็จสู่การเป็น Best Practiceอย่างไร	§  มีการประเมินบุคลากรในทุกระดับ §  มีการสื่อสารในองค์กรที่ดี §  ลดช่องว่างระหว่างผู้บริหารกับผู้ปฏิบัติ §  สร้างวัฒนธรรมในการทำงาน	4.       ส่งเสริมให้มีความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานให้รางวัล/ค่าตอบแทน 5.       ส่งเสริมให้มีการเรียนรู้และพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง 6.       พัฒนาระบบการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ
3.       มีวิธีการทำให้พนักงานมีความสุขและความพึงพอใจในการปฏิบัติงานอย่างไร ในขณะที่พนักงานมีภาระงานสูงและมีความเครียด ทั้งนี้หากประสบความสำเร็จจะเป็นพลังร่วมอย่างหนึ่งที่จะนำองค์กรไปสู่ความเป็นเลิศ	§  จัดกิจกรรมนอกสถานที่อย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง §  จัดกิจกรรมร่วมกันในเทศกาลสำคัญๆ §  ให้รางวัล/ค่าตอบแทน §  ส่งเสริมให้มีความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน §  สภาพแวดล้อมที่เหมือนบ้าน §  จัดระบบความปลอดภัยสำหรับการทำงาน	7.       สร้างวัฒนธรรมในการทำงาน 8.       สร้างสภาพแวดล้อมที่เหมือนบ้านสร้างดุลยภาพระหว่างการทำงานกับชีวิตครอบครัว 9.       สร้างความสามัคคีในองค์กรช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกัน 10.    การจัดกิจกรรม
4.       จะพัฒนาการบริหารเชิงรุกได้อย่างไร ภายใต้ความไม่สอดคล้องระหว่างภาระงานและอัตรากำลัง	§  จัดทำแผนอัตรากำลังขององค์กร §  จัดทำคู่มือปฏิบัติงานทุกภาระงาน §  จัดตั้งคณะทำงานเพื่อขับเคลื่อนยุทธศาสตร์องค์กรตามศักยภาพและความสมัครใจ §  ฝึกให้บุคลากรทำงานทดแทนกันได้ §  เพิ่มศักยภาพของบุคลากร ส่งเสริมให้เรียนรู้ด้วยตนเอง §  พัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อลดภาระงาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน	10.1      จัดกิจกรรมนอกสถานที่อย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง 10.2      จัดกิจกรรมร่วมกันในเทศกาลสำคัญ ๆ
5.       วิธีการที่ทำให้บุคลากรในองค์กรปฏิบัติตามนโยบายการบริหารจัดการเชิงรุก	§  ให้มองเรื่องเล็กเป็นเรื่องใหญ่ เช่น การอำนวยความสะดวกให้ผู้รับบริการ และมองเรื่องใหญ่ให้เป็นเรื่องเล็ก เช่น ลดขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ทำงานได้รวดเร็วขึ้น §  สร้างความสามัคคีในองค์กร §  ช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกันนำมาสู่ความภาคภูมิใจขององค์กร §  มีการติดตามงานอย่างสม่ำเสมอ §  ส่งเสริมให้มีการเรียนรู้และพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง

คำถามหลักที่ 2  ด้านการบริหารจัดการ

คำถาม	ปัจจัยสนับสนุนแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Enablers)	แนวทางการประยุกต์ใช้
1.       จะเริ่มต้นบริหารจัดการเชิงรุกอย่างไร	§  วิเคราะห์ SWOT §  กำหนดเป้าหมายและสื่อสารให้บุคลากรทราบ	1.       จัดทำแผนกลยุทธ์เพื่อการวางแผนและกำหนดเป้าหมาย
2.       ผลกระทบของการบริหารจัดการเชิงรุกมีอะไรบ้างและเหมาะกับหน่วยงานภาคราชการอย่างไร	§  หากเร่งดำเนินการมากเกินไปจะทำให้บุคลากรท้อแท้กับการทำงาน §  หากไม่มีการจัดการเชิงรุกองค์กรจะหยุดนิ่ง	2.       นำเครื่องมือทางการบริหารไปประยุกต์ใช้ร่วมกับแผนกลยุทธ์ ได้แก่ 2.1.     Balance Scorecard
3.       มีการบริหารแบบป้องกันและริเริ่มในเรื่องใด จัดทำอย่างไร	§  มีระบบการตรวจสอบเครื่องมือตามระยะเวลา §  มีแผนในการบำรุงรักษาเครื่องมืออย่างเป็นระบบ	2.2.     Key Performance Indicator 2.3.      Knowledge Management
4.       หลักการบริหารจัดการเชิงรุกมีอะไรบ้าง และสามารถประยุกต์ใช้กับงานต่างๆ ที่แตกต่างกันได้หรือไม่	§  หลัก 7Cs §  BSC	3.       มีระบบฐานข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารจัดการ
5.       องค์กรของท่านมีขั้นตอนหรือกระบวนการในการจัดทำแผนกลยุทธ์อย่างไร	§  ใช้  BSC §  นำข้อด้อยจากองค์กรมาจัดทำเป็นแผนกลยุทธ์ §  ตั้ง KPI ให้น้อยแต่มีประสิทธิภาพสอดคล้องกับทิศทางขององค์กร
6.       องค์กรของท่านมีกระบวนการในการบริหารเวลาอย่างไร	§  ลดขั้นตอนการทำงาน §  มีการติดตามงานอย่างสม่ำเสมอ §  นำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้
7.       กรณีบริหารจัดการงานที่ไม่ได้เบ็ดเสร็จในตัวเองขององค์กรจะมีวิธีหรือระบบบริหารจัดการอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ปัญหาที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่จะเกิดจากการไม่สามารถปฏิบัติตามระเบียบฯ ข้อบังคับได้ทั้งคณะ และนักศึกษา จึงมักจะเกิดกรณีขออนุมัติเป็นกรณีพิเศษเสมอๆ และมักจะขัดแย้งกับระเบียบฯ ข้อบังคับดังกล่าวข้างต้น	§  ใช้วิธีการสื่อสารทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการ §  ใช้วิธีการปฏิบัติที่สามารถยืดหยุ่นได้
8.       การเปิดช่องทางการตลาดเพิ่มโดยการเช่าพื้นที่ห้างคาร์ฟูร์คุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ อย่างไร	§  คุ้มค่า ในด้านการประชาสัมพันธ์องค์กรและสร้างเครือข่ายภาคประชาชน

คำถามหลักที่ 3  ด้านความพึงพอใจ

คำถาม	ปัจจัยสนับสนุนแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Enablers)	แนวทางการประยุกต์ใช้
1.       รักษาระดับความพึงพอใจลูกค้าได้อย่างไร	§  ใส่ใจในทุกเรื่องราว §  สรรหาวิธีการบริการอย่างไม่หยุดนิ่ง §  บริการเหนือความคาดหมาย  §  อำนวยความสะดวก §  คุยเจรจาอย่างสุภาพ	1.       บุคลากรจะต้องมีจิตบริการ (Service Mind) 2.       เพิ่มช่องทางการให้บริการ

คำถามหลักที่ 4  ด้านภาวะผู้นำ

คำถาม	ปัจจัยสนับสนุนแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Enablers)	แนวทางการประยุกต์ใช้
1.       จุดเด่นในการบริหารองค์กรของคณะผู้บริหารของท่านคืออะไร	§  ติดดิน เป็นกันเอง §  พร้อมที่จะเป็นผู้ให้ §  ผู้นำเป็นฝ่ายสนับสนุน ให้คำแนะนำและชื่นชม §  ผู้นำสนับสนุนความก้าวหน้าของบุคลากร §  มีงบประมาณสนับสนุนการทำวิจัยสถาบัน §  Teamwork	1.       ผู้นำติดดิน เป็นกันเอง 2.       ผู้นำพร้อมที่จะเป็นผู้ให้ 3.       ผู้นำเป็นฝ่ายสนับสนุน ให้คำแนะนำและชื่นชม 4.       ผู้นำสนับสนุนความก้าวหน้าของบุคลากร
5.       ระยะเวลาในการบริหารจัดการเพื่อให้ได้มาซึ่งแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศใช้เวลานานหรือไม่อย่างไร	§  ใช้ระยะเวลานาน  และต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง §  ใช้  PDCA เป็นตัวขับเคลื่อนในการปฏิบัติงาน 4 ครั้งในรอบ 1 ปี

คำถามหลักที่ 5  ด้านกลยุทธ์และปัจจัยแห่งความสำเร็จ

คำถาม	ปัจจัยสนับสนุนแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Enablers)	แนวทางการประยุกต์ใช้
1.       มีปัจจัยความสำเร็จและกลยุทธ์ในการบริหารจัดการเชิงรุกภายในหน่วยงานอะไรบ้าง	§  สนับสนุนให้บุคลากรพัฒนาตนเองและใช้ศักยภาพให้เต็มที่ §  สร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการปฏิบัติงาน §  สนับสนุนความเจริญก้าวหน้าของบุคลากร	1.       จัดทำแผนพัฒนาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพ 2.       สร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการปฏิบัติงาน 3.       ปรับแนวคิดบุคลากรที่มีความแตกต่าง ให้เข้าใจตรงกัน
2.       ปัญหาและอุปสรรคในการบริหารจัดการเชิงรุกหน่วยงาน	§  บุคลากรมีความเข้าใจไม่ตรงกัน